Conversas difíceis: Guia prático

Conversas difíceis são inevitáveis na nossa vida profissional, em que mais cedo ou mais tarde nos vemos confrontados com a necessidade de as ter.

Conversas difíceis são inevitáveis na vida, pois através delas conseguimos impor limites, esclarecer temas e mal-entendidos e alcançamos um nível de clareza na comunicação que é necessário ao bem-estar. As conversas difíceis devem ser consideradas úteis em qualquer contexto, seja ele profissional ou privado, na certeza porém de que nunca são fáceis!

Quer se trate de abordar questões de desempenho, de dar feedback construtivo ou de navegar em conflitos, a capacidade de participar nestas conversas com tacto e empatia é uma competência essencial para o sucesso no local de trabalho. Eis algumas dicas sobre como abordar e lidar com esses diálogos difíceis com delicadeza, fluidez e sempre com respeito pelo outro.

 

Cultive uma abordagem positiva

As conversas difíceis vêm muitas vezes acompanhadas de uma dose de ansiedade e precisam de ser preparadas. Comece por se posicionar e veja estas conversas como oportunidades de crescimento e melhoria e não como confrontos, aceitando convictamente que enfrentar os desafios contribui para um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo.

Escolha a hora e o local certos

O momento e o espaço certo são cruciais e deve escolher uma altura em que ambas as partes possam participar sem se sentirem apressadas ou distraídas, um local privado que permita uma comunicação aberta sem receio de ser ouvido, promovendo um espaço seguro para o diálogo.

Prepare-se bem

Antes de iniciar a conversa, prepare-se definindo claramente as questões em causa. Identifique exemplos e comportamentos específicos que devem ser abordados e considere possíveis soluções ou planos de ação. Estar bem preparado demonstra o seu empenho em encontrar uma solução e inspira confiança na sua capacidade de lidar com a situação.

Utilizar afirmações do tipo “eu”: escolha ser vulnerável

Quando exprimir preocupações, utilize afirmações do tipo “eu” para transmitir os seus sentimentos e observações, sem atribuir culpa, mostrando o que sente e como este sentir o afecta, o que vai evitar que a outra pessoa fique na defensiva e incentiva uma abordagem de colaboração na resolução de problemas. Por exemplo, diga “Eu notei…”, “Estou a sentir…” em vez de “Tu sempre…”

E nunca se esqueça: podemos recriminar e requerer a alteração de comportamentos, mas nunca devemos recriminar pessoas, pois estas mudam se virem a necessidade e o benefício.

Ouvir ativamente

Ouvir é extraordinariamente difícil para alguns perfis e temos de ter em mente que uma comunicação eficaz implica uma escuta ativa, em que se ouve para compreender e não para responder. Permita que a outra pessoa exprima a sua perspetiva sem interrupções, na tentativa de compreender o seu ponto de vista, colocando perguntas abertas e validando os seus sentimentos. Só sendo empáticos, conseguimos escutar e ouvir.

Concentrar-se nas soluções

Embora seja essencial discutir a questão, o objetivo final é a resolução, pelo que deve direccionar  a conversa para encontrar soluções de forma colaborativa. Faça perguntas abertas para incentivar a outra pessoa a partilhar as suas ideias sobre a forma de resolver os desafios em causa.

Mantenha a regulação emocional

As conversas difíceis tendencialmente provocam emoções fortes, nem que seja na sua preparação, pelo que se deverá manter focado, calmo e concentrado no objectivo final. Se a conversa se tornar emocionalmente densa, dê um passo atrás e sugira que se voltem a reunir numa altura posterior, quando ambas as partes puderem envolver-se com maior tranquilidade.

Acompanhamento

Após a conversa inicial, faça o acompanhamento com o indivíduo para garantir clareza e compreensão, reforce o seu empenhamento em trabalhar em colaboração para resolver as questões discutidas. É imprescindível definir expectativas claras relativamente a quaisquer acções ou alterações subsequentes.

Procure obter feedback

Encoraje uma comunicação aberta, procurando obter feedback sobre a sua abordagem às conversas difíceis. Isto não só demonstra um empenhamento no crescimento pessoal, como também reforça uma cultura de melhoria contínua no local de trabalho. Mais importante do que a conversa, são os próximos passos que foram definidos.

Aprender e repetir

Cada conversa difícil é uma oportunidade para aprender e aperfeiçoar as suas capacidades de comunicação. Reflita sobre os resultados de cada discussão, considere o que funcionou bem e identifique as áreas a melhorar.  Acredito que podemos aprender a ter conversas difíceis e que conseguimos desenvolver uma abordagem mais matizada e eficaz.

Hoje, mais do que nunca, a capacidade de ter conversas difíceis é uma competência que distingue leaders e membros de equipa excepcionais. Aceite estas conversas como oportunidades de crescimento e aborde-as com empatia, preparação e empenho na procura de soluções. A sua capacidade de navegar nestes diálogos difíceis não só contribuirá para um local de trabalho mais saudável, como também elevará a sua eficácia profissional.

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